Jak pisać maile (żeby inni je chcieli czytać)

E-mail jest to bardzo powszechna forma komunikacji, która pozwala na formalizowanie i zapisywanie konkretnych danych na które można się później powołać. Nie można niestety tego zrobić przy rozmowie bezpośredniej.

Po pierwsze dotykamy maila tylko raz!
Jeżeli codziennie rano przez 15 minut dziennie otwieramy stare maile i je nawet tylko przeglądamy a nie czytamy to tracimy rocznie na to 60 godzin:
Matematyka: 5 dni roboczych w tygodniu x 4 tygodnie x 12 miesięcy x 15 minut dziennie = 3600 minut = 60 godzin rodznie (OMG…)

1. Jak już otwieram maila to załatwiam go kompleksowo, czyli wykonuję jedną z akcji:

  • usuwam
  • archiwizuję
  • odpowiadam
  • przesuwam do zadań do wykonania (mail może generować zadanie do wykonania)

2. Piszmy krótkie maile

Jeżeli nie piszemy długiego maila to róbmy podsumowanie tego maila. Ludzie nie czytają długich maili bo nie mają po prostu na to czasu ani ochoty. W dobie dzisiejszego tempa życia nie jesteśmy w stanie ogarnąć wszystkich informacji które do nas docierają. Więc nie utrudniajmy innym życia i piszmy krótkie maile.

Mail powinien mieć określoną strukturę, żeby łatwo się go czytało naszemu odbiorcy.


Przykładowa struktura maila:
Po pierwsze: jaki jest problem lub jaka jest sprawa którą się zwracasz do adresata.

Jeżeli chcemy napisać długiego maila w którym chcemy przedstawić historię naszego życia to przygotujmy streszczenie naszemu rozmówcy żeby dać mu szansę zapoznania się z mailem a nie wyrzucenia go do kosza zanim zacznie czytać bo jest za długi.
Too long, don’t read (TL- DR) – streszczenie maila.

Drogi Staszku,
TL- DR -w tym mailu przedstawiam Ci propozycję wystąpienia na konferencji 2.10.2017 w którym chciałbym żebyś wystąpił jako keynote.

<…>
Tutaj właściwa treść maila ze szczegółowym opisem.
</…>

pozdrawiam
Przemek

www.przemekzur.pl 

Wysyłając maila nie piszmy referatu, mail nie tego służy!

Inną formą może być następująca treść maila:

Drogi Staszku,
Przesyłam Ci ofertę zakupu usługi o której rozmawialiśmy na konferencji .NET developing turbo coffe. Daj proszę znać do 31.04.2017. Jeżeli do tego czasu nie dostanę od Ciebie informacji to pozwolę sobie zadzwonić do Ciebie w tym dniu.

pozdrawiam,
Przemek
www.przemekzur.pl

TYTUŁ MAILA!!!
Bardzo ważną rzeczą jest tytuł maila!
Jeżeli dostajemy dużo maili dziennie po prostu skanujemy te maile po tytułach. Jeżeli tytuł jest niejasny lub nie znają nadawcy to ludzie po prostu te maile usuwają lub ignorują. Mało tego jeżeli już takiego maila otworzą a oczom ich ukaże się 10ntysięcy linii tekstu to można być na 99% pewnym że takiego maila nie przeczytają.

Jeżeli do kogoś piszemy ofertę sprzedażową kto dostaje takich maili 200 dziennie z tytułem pomoc, albo oferta to porażka gwarantowana.
Jak temu zaradzić?
– przenieść streszczenie o którym była mowa wcześniej do tematu:
Temat: Chcemy zainwestować w Pana biznes 50,000 zł – informacja od Roberta Kubicy
Powyższy temat zawiera oprócz tematu jaki będzie poruszany w zawartości maila również tzw. credibility( co nas łączy z danym rozmówcą) czyli osoba do której piszemy zna Roberta Kubicę.
Zatem jeżeli napiszemy tytuł maila który pozwoli danej osobie zorientować się o czym jest mail albo jakie jest powiązanie między Tobą a daną osobą wtedy każdej stronie będzie łatwiej osiągnąć swoje cele. Osoba czytająca będzie dokładnie wiedziała o czym jest mail.

Podsumowanie:
Piszmy krótkie maile
Piszmy po co są maile
Jeżeli życie chcemy opisać róbmy to w załącznikach z odpowiednim formatowaniem.
Myślmy o tym o czym może druga osoba myśleć dostając naszego maila.

P.S.
Często jest tak, że w firmie której pracujecie mail jest jedynym słusznym narzędziem do komunikacji i tych maili naprawdę dziennie przewija się znaczna ilość (nawet setki dziennie). Nie wiem jak wy ale ja nie chcę łapać się w takie zapętlenie. Każdy mail to poza wartościową treścią przeznaczoną dla odbiorcy to 80% śmieci, cała historia konwersacji która jest równaniem matematycznym liczby odbiorców w polu DO i DW, gdzie każdy ma do powiedzenia 1 zdanie nie koniecznie na temat a jego stopka z logo firmy zajmuje 20 linijek tekstu…

Ja osobiście staram się używać maili tylko do oficjalnej korespondencji. Uwierzcie mi jest ogrom narzędzi do komunikacji wewnątrz firmy i zespołów projektowych: komunikatory wewnętrzne (sławny/niesławny spark może nie jest dobrym przykładem ale działa), slack, MS teams (aż dziw że to tak dobrze im wyszło).
Sam zastanów się czytelniku czy chcesz spędzać swój cenny czas na przekopywaniu się przez tonę maili dziennie zamiast spędzić ten czas bardziej produktywnie.

 

About the author

admin

View all posts

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *